Sistemas Ofimaticos (Microsoft Office).

Para introducirnos en el tema de los Sistemas ofimaticos es necesario saber a que se refiere dicho termino para esto podemos definirlo  como el  nombre que recibe la  automatización mediante  sistemas electrónicos, de las  comunicaciones  y procesos administrativos en oficinas simplificando mas aun esto podemos decir que es el sistema por el  cual el usuario podrá finalizar algún trabajo que se deba llevar a cabo en mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente Las actividades básicas de un sistema ofimatico comprenden el almacenamiento de datos pudiendo ser capaz de transferir electrónicamente estos mismos En las oficinas de hoy en día se desarrolla una gran variedad de tareas. Cada una de ellas mas complicada que otra tanto así que es necesario utilizar una herramienta especifica para poder cumplir el trabajo por esto mismo se debe proveer una solución informática, lo que hace necesario el uso de un número elevado de aplicaciones. Pero cada aplicación debe ser utilizados con al menos un grado de conocimiento sobre ellos siendo un proceso no muy difícil.
Para poder dar a conocer de mejor manera el tema que se esta tratando los sistemas ofimaticos constan de las siguientes aplicaciones:

                       · Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto.
                       · Hoja de cálculo
                       · Herramientas de presentación multimedia.
                       · Base de datos.
                       · Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
                       · Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.
                       · Herramientas de reconocimiento de voz.
                       · Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice, etc.

Facilidad de Uso

 
Para lograr tener un buen manejo de todas las aplicaciones no es necesario tener grandes conocimientos de estas. Ya que cada una le proporciona un “guía” para lograr comprenderlo más fácil y rápidamente. Podemos definir algunas de ellas como:
 

     · Estandarización de menús, iconos, botones, y otros aspectos de la interfaz gráfica de usuario (GUI -Graphics User interface).
     · Incorporación de wizards, o asistentes, que realicen de forma automática las tareas más comunes, preguntando al usuario los datos necesarios.

     · Incorporación de un “sistema de ayuda”, que incluye una o más de los
siguientes módulos:

   1. Guía del producto: Suele contar con un listado de temas, un índice y, por supuesto, los contenidos. Normalmente tiene un sistema de búsqueda por palabras.
   2. Asistente de ideas, ayudante o asistente gráfico: El programa nos va dando consejos acerca de las acciones que vamos realizando.
   3. Ayudas sensibles al contexto: Pulsando alguna tecla o haciendo clic sobre algún botón aparece información sobre lo que estamos haciendo en ese momento.
   4. Tutoriales: Explicaciones acerca de cómo realizar las operaciones más comunes

 

Productividad

 
Los sistemas ofematicos además de ayudar en el correcto uso de sus aplicaciones ayudan a los usurarios a ser mas productivos y eficiente para esto incorpora los siguientes recursos:
· Barras de botones o herramientas: Se organizan según distintas funcionalidades. Estos botones permiten realizar las operaciones más frecuentes con un solo clic de ratón. Algunas aplicaciones van variando su barra de botones según lo que se esté haciendo en ese momento.

    · Atajos: Son combinaciones de teclas que realizan operaciones habituales. Por ejemplo, CTRL+N para activar o desactivar las negritas.

    · Macros o macro comandos: Son secuencias de teclas, acciones de los menús y otras macros que se pueden invocar posteriormente mediante un botón o un atajo.

    · Pre visualización o vista previa: Se permite al usuario ver exactamente cómo se va a imprimir un documento, sin necesidad de imprimirlo.

    · Incorporación de revisores ortográficos y gramaticales: que detectan los posibles errores cometidos por el usuario y le proponen soluciones. Estos correctores pueden actuar de forma continuada, mientras se escribe, o bajo petición del usuario. Así, en Word, las faltas de ortografía aparecen con un subrayado ondulado de color rojo, mientras se usa el color verde para los errores gramaticales.

   · Incorporación de revisores de estilo: que comprueban si se está haciendo un uso consistente de formatos de letra, párrafo, etc.
 

      · Corrección automática de errores comunes.
 

     · Correctores de formatos: Comprueban si el usuario usa consistentemente tipos de letras, tamaños, espaciados, sangrías, etc. Word marca estas incoherencias con un subrayado ondulado de color azul.

OpenOffice

 
OpenOffice.org es una suite ofimáticalibre tiene código abierto y distribución gratuita este conjunto de herramientas ofrece   todo lo necesario para editar y procesar textos, crear hojas de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos. Además esta disponible para una gran variedad de plataformas, tales como Microsoft Windows, GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X. Hasta la fecha la ultima versión se le ha mejorado la velocidad de arranque, siendo esta un 46% mas rápido que su versión anterior (Open Office 3.0), también se le ha añadido compatibilidad con archivos protegidos con contraseña de Microsoft Office (.docx, .pptx o .xlsx), soporte para fuentes OpenType, una mejora en la lectura de archivos ODF y se le ha añadido la función de insertar notas en los proyectos realizados con Draw e Impress, con el fin de mejorar la los trabajos colaborativos.

Las aplicaciones incluidas en la suite ofimática OpenOffice.org son las siguientes:
 

Writer
OpenOffice.org Writer es el procesador de textos de la suite ofimática. Writer permite exportar archivos de texto a los formatos PDF y HTML sin software adicional, lo que permite que pueda ser utilizado como un editor WYSIWYG para crear y editar páginas web
 

Calc
OpenOffice.org Calc es una hoja de cálculo similar Microsoft Excel. Calc ofrece una serie de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que, automáticamente define serie de gráficas, sobre la base de la disposición de la información del usuario. Calc también puede exportar hojas de cálculo para el formato PDF.
 

Impress
OpenOffice.org Impress es un programa de presentación similar a Microsoft PowerPoint o Keynote de Apple. Puede exportar presentaciones al formato SWF, permitiendo que se reproduzca en cualquier computadora con un reproductor de Flash instalado. También incluye la capacidad de crear archivos PDF, y la capacidad de leer archivos de Microsoft PowerPoint (ppt). Su formato original es ODP.
 

Base
OpenOffice.org Base es un programa de base de datos similar a Microsoft Access. OpenOffice.org Base permite la creación y manejo de bases de datos, elaboración de formularios e informes que proporcionan a los usuarios finales un acceso fácil a los datos. Al igual que Microsoft Access, es capaz de trabajar como un front-end para diversos sistemas de bases de datos tales como el de Access (JET), fuente de datos ODBC y MySQL/PostgreSQL. Base está disponible desde la versión 2.0.
 

Draw
OpenOffice.org Draw es un editor de gráficos vectoriales y herramienta de diagramación, similar a Microsoft Visio y comparable en características a las primeras versiones de CorelDRAW. Ofrece «conectores» entre las formas, que están disponibles en una gama de estilos de línea y facilitan la construcción de los dibujos, como diagramas de flujo. Tiene características similares a la edición de software de escritorio como Scribus y Microsoft Publisher. Draw también puede exportar sus creaciones al formato PDF y al estándar SVG.
 

Math
OpenOffice.org Math es una aplicación diseñada para la creación y edición de fórmulas matemáticas. La aplicación utiliza un lenguaje de marcado para crear las fórmulas. Dichas fórmulas pueden ser incorporadas dentro de otros documentos de OpenOffice.org, tales como los creados por Writer; permitiendo al usuario la posibilidad de incrustarlas al documento como objetos OLE. Math soporta múltiples fuentes y puede exportar fórmulas a los formatos de archivo ODF, PDF o MathML
 

Microsoft Office
Es una suite de oficina que abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas  operativos Microsoft Windows y Mac OS X. Microsoft Office fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh, más tarde seguido por una versión para Windows, en 1990. La primera versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Además, una versión "Pro" (profesional) de Office incluía Microsoft Access y Schedule Plus. Con el tiempo,las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de forma más estrecha con características compartidas, como un corrector ortográfico común, la integración de datos OLE y el lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones. Microsoft también posiciona Office como una plataforma de desarrollo para software de línea de negocios, bajo la marca de Office Business Applications. Las aplicaciones incluidas en la suite ofimática Microsoft Office son las siguientes:
 

Word
Microsoft Word es el procesador de textos de la suite. Word posee una posición dominante en el mercado de los procesadores de texto. Su formato propietario DOC es considerado un estándar de facto, aunque en su más reciente versión, Word 2007 utiliza un nuevo formato basado en XML llamado .DOCX, pero también tiene la capacidad de guardar y abrir documentos en el formato DOC. Word está también incluido en algunas versiones de Microsoft Works. Está disponible para las plataformas Microsoft Windows y Mac OS Extensiones comunes: .doc (Word 97-2003), .docx (Word 2007-2010), .dot, rtf (todas).
 

Excel
Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de cálculo. Al igual que Microsoft Word, posee actualmente un mercado dominante. Está disponible para plataformas Windows y Mac Extensiones comunes: .doc (Word 97-2003), .docx (Word 2007-2010), .dot, rtf (todas).
 

Outlook/Entourage
Microsoft Outlook (no confundir con Outlook Express) es un administrador de información personal y un complejo cliente de correo electrónico. El reemplazo para Windows Messaging, Microsoft Mail y Schedule+ comenzó en la versión 97 de Office. Incluía un cliente de correo electrónico, un calendario, un administrador de tareas y un directorio de contacto. Aunque históricamente ha estado disponible para Mac, el equivalente más cercano para Mac OS X es Microsoft Entourage, el cual ofrece un conjunto más reducido de funcionalidades. Extensiones comunes: .msg .pst (Outlook 97-2003), - Microsoft Outlook 2007
 

PowerPoint
Microsoft PowerPoint es un muy popular programa para desarrollar y desplegar presentaciones visuales en entornos Windows y Mac. Es usado para crear diapositivas multimediales, es decir, compuesta por texto, imágenes, sonido y vídeos. Office Mobile para Windows Mobile 5.0 y versiones posteriores poseen una versión de PowerPoint llamada PowerPoint Mobile. Esta versión reducida permite incluso agregar vídeos y sonido a las diapositivas. Extensiones comunes: .ppt, pps (Powerpoint 97-2003), .pptx, .ppsx (Powerpoint 2007-2010)
 

Uso de recurso de hardware

 
Microsoft Office Professional Plus 2010
En la siguiente tabla se enumeran los requisitos del sistema para Microsoft Office
Professional Plus 2010.
Componente Requisito
Memoria 256 megabytes (MB) de memoria RAM o superior; se recomiendan
512 MB para las características de gráficos, la búsqueda
instantánea de Outlook, Outlook con Business Contact Manager,
Communicator y ciertas funcionalidades avanzadas.
Disco duro 3,5 gigabytes (GB) de espacio disponible en disco
Pantalla 1024 × 768 o monitor con una resolución mayor; 1024 × 576 o
mayor para Excel 2010, OneNote 2010, Outlook 2010, PowerPoint
2010 y Word 2010
 

Sistema
operativo
Windows XP con Service Pack (SP) 3 (32 bits), Windows Vista con
SP1 (32 bits o 64 bits), Windows Server 2003 R2 (32 bits o 64 bits)
con MSXML 6.0 instalado, Windows Server 2008 (32 bits o 64 bits),
Windows 7 (32 bits o 64 bits). Se admite Terminal Server y Windows
on Windows (WOW) (que permite la instalación de versiones de
32 bits de Office 2010 en sistemas operativos de 64 bits).
OpenOffice.org 2
En la siguiente tabla se enumeran los requisitos del sistema para OpenOffice.org 2.
 

Componente Requisito

 
Memoria 128 Mbytes de RAM
Disco duro 200 Mbytes de espacio disponible en disco
Pantalla 800 X 600 o mayor resolución con al menos 256 colores
Sistema
operativo
Windows 98, Windows ME, Windows 2000 (Service Pack 2 or
higher), Windows XP, Windows 2003, Windows Vista (enhanced
Vista integration from version 2.2)
Diferencias entre OpenOffice y Microsoft Office
Los desarrolladores de OpenOffice (que procede de la suite ofimática de StarOffice), tienen libertad para incluir herramientas mejores o más necesarias, sobretodo en Writer. Los documentos de OpenOffice respetan el industrial OASIS Writer permite un mayor control sobre los estilos de párrafo y de carácter, aunque Word incluye en su diálogo una asignación del teclado para cada estilo determinado, algo que en Writer requiere abrir un segundo diálogo después de definir el estilo. Writeramplia el concepto de estilos a los marcos, a las listas, y a los estilos de página.

Ventajas y Desventajas de Microsoft Office y OpenOffice
 

1. Microsoft Office:

· A favor.
2. Un producto que funciona muy bien.
3. Ayuda a limpiar un poco la imagen de marca desastre de Microsoft.
Esto es una ventaja para Microsoft, pero no deja de ser un punto
bueno desde el punto de vista de «producto».

· En contra
4. Es carísima.
5. No es libre.
6. Sólo está disponible para Windows.
7. Incluye sistemas de restricción digital.
8. No incluye interoperatibilidad nativa con el único formato de documento reconocido por ISO en la actualidad: ODF.
9. OpenOffice.org

· A favor.
1. Es gratuita y es libre. Dos ventajas.
2. La mejor opción para el usuario doméstico (que no querrá pagar los 440 euros que cuesta Microsoft Office 2007 Standard).
3. Es multiplataforma: Linux, Windows, Mac.
4. El formato por defecto para abrir/guardar documentos es ODF: el estándar ISO para ofimática.
5. Está aglutinando apoyos de grandes empresas como IBM, Mozilla y por supuesto su matriz, Sun para colaborar en su desarrollo.

· En contra.
1. Su rendimiento ha mejorado, pero podría mejorar.
2. Si nos salimos del editor de texto (donde realmente da bien la talla), las aplicaciones no son aún tan completas como en la suite de Microsoft. Impress es el caso más evidente.
3. Aunque puedes abrir archivos de Word (doc), ellos no podrán abrir los tuyos (odt) ya que la suite de Microsoft está diseñada para ser incompatible. A menudo necesitarás exportar tu trabajo como DOC para que un compañero pueda abrirlo. Una molestia si todos tus compañeros de empresa no utilizan también OpenOffice.

 

Conclusión

 
De dicho tema se pudo extraer las dos siguientes conclusiones:
1. Microsoft Office
Sin duda, Microsoft Office es para muchos el mejor producto de Microsoft. No sólo porque es un software bien hecho, sino por su gran éxito e incluso por el valor añadido que aporta como marca: mientras que otros programas de Microsoft son sustituidos por otras empresas con Office es otra cosa. Sigue siendo Microsoft, sigue siendo privativo, sigue utilizando la escasez y las versiones como negocio. Pero al menos funciona bien. El problema es que el precio que se puede llegar a cobrar es demasiado excesivo cuando sólo incluyen pequeñas mejoras desde una versión anterior. Desde Office 2003 incluye Palladium, tecnología DRM de Microsoft.

2. OpenOffice.org
Pero Microsoft Office no está solo, tenemos también a OpenOffice.org. OpenOffice es software libre, y también gratuito. Poco a poco la gente va probando navegadores libres como Firefox, incluso algunas personas deciden instalarse sistemas libres completos como Linux y entonces viene el problema: ¿Cómo utilizo Office en Linux? En muchas ocasiones podrás explicar
que Linux tiene OpenOffice, que hace lo mismo que el de Microsoft pero es libre y gratuito y que además lo pueden usar también en su Windows, porque sirve para todos.Eso bastará si la persona quiere usar el procesador de textos, ahí OpenOffice
es muy buena con las hojas de cálculo llegando a ser casi igual que Excel, mejor si tienes software de cálculo para hacer las cosas realmente complicadas. Pero luego llegamos a la desventaja OpenOffice: el editor de diapositivas. Es aquí donde hay que reconocer que Powerpoint le lleva a Impress muchísima ventaja en su uso y esto tiene un problema para la ampliación de la cuota de usuarios: casi nadie va a instalar dos suites ofimáticas para usar un software distinto cada vez. Y ciertamente  Impress aun le falta para poder ser un buen editor